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会议时间：2013年6月4日晚上 19:10 会议正式开始，晚上 21:30 休会。 会议地点：行知学校一楼阶梯教室； 出席情况： （1）决议会出席情况：亲自出席人数24人，超过决议会总人数28人的半数，达到法定人数，会议有效; 委托出席人数3人。 （2）居委会出席情况：亲自出席人数5人，出席率100%。 缺席情况：决议会成员缺席1人；居委会成员无缺席。 会议主持：袁天鹏； 列席会议：居民代表、社区居民、社区服务中心工作团队、罗湖区社工委、媒体； 会议记录：陈苔芸 一、宣布本次会议出席情况，满足法定人数，会议有效 二、通过本次会议议程 没有修改意见，一致通过。 三、项目进展汇报 a）锦联义卖 余永胜楼长作为代表发言并针对筹款的资助对象及如何资助作了解答。 b）北斗舞蹈队 贾宝华楼长作为代表发言并针对项目进展状况作了解答。 四、制度建设 a）工作制度 主持人介绍了《决议会工作制度》，经过大会讨论，之后一致通过了《决议会工作制度》。详见附件一。 b）财务制度 主持人介绍了《文华社区居民自治财务管理制度》，经过大会讨论，之后一致通过了《文华社区居民自治财务管理制度》。详见附件二。 五、通过决议会主持人选举规则 主持人介绍了《文华社区2013年决议会主持人选举规则》，经过大会讨论， 一致通过了《文华社区2013年决议会主持人选举规则》。详见附件三。 六、选举主持人 通过现场提名候选人、候选人发表竞选演讲、无记名投票、公开唱票等环节，最终由林壮滨当选为决议会主持人。 七、确定决议会临时秘书 决议会正式聘请陈苔芸为决议会秘书。 八、 审议项目提案 表决休会，其他事项后续会议讨论 九、 后续会议待跟进事项 1、提案一：“温馨你我他，和谐千万家” 文锦花园邻里节【美食比赛】 2、提案二：文华社区“夕阳红”义务巡逻队 3、提案三：创建和谐社区，关爱孤寡老人 4、提案四：文华赵堡太极拳培训基地 会议于晚上21点30休会。 记录人：陈苔芸
4 d) ]! B" E% Y' Y1 N 附件一、决议会工作制度 决议会工作制度 第1条 决议会的出席方式和有效人数： （一） “亲自出席”指本人亲自到会场参会，不包括“委托出席”。 （二） “委托出席”指不能亲自出席的决议会成员，可以委托另一决议会成员出席。委托为“全权委托”，也就是说，受委托的决议会成员的表决即视为提出委托的决议会成员的表决；提出委托的决议会成员不得事先表决。每个决议会成员最多接受一个委托。委托须提交书面证明，并记录在案。 （三） 决议会成员可书面委托本小区或片区其他居民列席会议并有权发言，但该居民不计入有效人数, 不享有动议权、附议权或表决权。 （四） 必须有过半数的决议会成员“亲自出席”，决议会方为有效； 第2条 例会：每月第一周的周二晚7:00召开决议会例行会议（简称“例会”）。地点由“决议会主持人”决定。如有特殊情况“决议会主持人”可适当调整。 第3条 临时会议：“决议会主持人”有权召开临时决议会，6名或更多的楼长以书面通知的方式（包括QQ、电子邮件等电子方式）也可以直接召开临时会议，无需决议会主持人同意。主持人或者楼长可以告知决议会秘书发出会议通知，也可以直接发出通知，但要符合《章程》规定的提前天数。 第4条 电子会议：例会和临时会议都可以用电子会议的方式召开，但必须所有人可以实时听到彼此的声音。 第5条 决议会的通知：“决议会秘书”提前至少5个工作日通过QQ、短信等形式发出时间、地点和议程的通知，再提前至少24小时通过QQ文件共享、电子邮件或其他形式发出会议资料，特别是即将讨论的提案和动议的文本。例会可以讨论并表决议程和资料中没有包含的新动议，而临时会议对于新动议，只能讨论，不得表决。通知发送的对象包括决议会成员、居委会成员以及跟本次会议有关的其他单位，并同时通过社区设立的“公开渠道”公开，所有楼长和居民能够知情。 第6条 提案或动议的形成与提交： （一） 有权把提案或动议提交决议会并在决议会上寻求附议的人包括：决议会成员、其他所有的楼长、居委会成员； （二） 居民如有提案或动议可联系本小组、本片区的楼长，也可以联系其他片区的任何楼长，或者联系居委会，共同形成提案和动议，并由他们提交决议会； （三） 楼长和居委会都须将提案或动议提交给决“议会秘书”汇总，“决议会秘书”可帮助完善，对于不成熟的，可以建议成熟后再提交，但不可以拒绝； （四） 决议会秘书草拟议程，安排各提案和动议的顺序，在决议会开始并通过上次会议的纪要之后，请会议调整并确定当天议程，包括各项提案和动议的顺序； （五） 决议会秘书按照本《章程》规定的提前时间发出议程和会议资料； （六） 对于只有一位楼长或居委会成员提交的提案，决议会上必须首先有人附议才可以继续讨论，无人附议则不再讨论； 第7条 决议会上各参与方的权利和义务： （一） 决议会成员：出席的权利和义务、动议权（可以提交所有的动议，包括提案、修正案、程序动议）、附议权、发言权（也包括提问和回答）、表决权、选举权、被选举权； （二） 决议会成员以外的楼长：列席权、可以提交最初的动议或提案但不可以提交修正案或程序动议、发言权（也包括提问和回答）； （三） 居委会成员：出席的权力和义务、动议或提案的提交权、修正案和程序动议的动议权、发言权（也包括提问和回答）； （四） 居民：列席权、经过发言人的允许后可以发言、提问和回答； （五） 观察员和嘉宾：应主持人邀请或允许，就特定议题发言； （六） 回避：在讨论与某个人的利益相关的议题时，在不侵犯其权利的前提下，决议会可以决定请其回避； 第8条 决议会的表决比例：决议会的默认表决比例为“过半数表决”，即赞成大于反对就为通过，不计弃权。需要“三分之二表决”时，赞成达到反对的两倍即为通过，不计弃权。 第9条 会议纪要：会议纪要应由“决议会秘书”在每次会议结束后的5个工作日内完成，通过QQ文件共享、电子邮件或其他形式发给所有决议会成员和居委会成员，并同时通过社区设立的“公开渠道”公开，所有楼长和居民能够知情。会议纪要应分为“详细版”和“精要版”；“详细版”记录辩论过程，包括通过、否决或推迟处理的动议，如果反对方要求，应把其指定的反对意见记录在“详细版”中；“精要版”只记录最后通过的动议，以便于查阅会议成果。会议纪要的两个版本都须同样公开。决议会成员应在会下阅读“详细版”。每次会议开始宣读上次会议纪要时，只宣读“精要版”。但宣布会议纪要通过意味着两个版本都通过。【会议纪要由“决议会秘书”在每次会议结束后的3个工作日内将纪要初稿发给决议会成员，决议会成员在3个工作日内没有回复的，视为对会议纪要没有修改意见。议会秘书要在会议结束后7个工作日将正式的会议纪要发出。决议会成员在下次开会前对该会议纪要补签字。】 附件二：文华社区居民自治财务管理制度 文华社区居民自治) B8 Q4 | q' o5 W/ S( D6 r* L6 ?9 Y
财务管理制度 为了我们文华社区居民自治发挥充分作用，使文华社区“幸福资金”能够更好的为全体文华社区居民，特制定本制度。 第1条 总则 （一） 文华社区居民自治（以下简称文华）的财务工作，应严格遵守国家有关法律、法规，并做到诚信、透明； （二） 文华居民代表、居委会成员和财务人员必须本着节约、合理、高效的原则使用资金，以客观、公开、公正的态度，如实、全面、及时地反映文华财务收支状况； （三） 文华财务报告以公历1月1日至12月31日为一个会计年度； 第2条 财务人员组成 （一） 财务人员包括“财务负责人x2（居委会主任、决议会主持人）、会计、出纳”；财务负责人都要在单据上签字或盖章。两个章分开在决议会和居委会保管。 （二） 财务人员设置应体现“不相容职务相分离”原则，例如：“出纳”不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权债务账目的登记工作；凡涉及款项和财物收付、结算和登记等工作时，必须有两人或两人以上分工办理； （三） 会计：聘请（1）街道办事处统一聘请的会计；或者（2）聘请本社区除“决议会成员”以外的居民担任志愿性质或兼职性质的会计；具体选择由决议会另行决定； （四） 出纳：由居委会主任从居委会委员中选派一位担任； （五） 财务负责人：由居委会主任担任； （六） 财务监督人：由决议会秘书担任； 第3条 出纳岗位职责： （一） 办理现金收付和银行结算业务；登记现金日记账、银行存款日记账； （二） 保管库存现金、支票和各种财务票据； （三） 负责各项收费开具发票或收据；催、收各类应收款项； （四） 审核原始凭证，在移交会计做账前整理和保管原始凭证； （五） 每月10号前与会计对账，并对货币进行盘点，做到账账相符，账实相符； （六） 配合机构内、外部审计； （七） 参与编制各种财务报表； （八） 及时掌握相关政策，提交相关报表; 第4条 会计岗位职责 （一） 根据国家统一会计制度的要求，结合文华社区实际情况设置会计科目和各项辅助核算项目； （二） 对以下会计事项进行核算：款项的收付、财物的增减、债权与债务的发生与结算、资本的增减、收入费用的发生以及由上述各种变化引起的财务成果； （三） 编制记账凭证、登记账簿，做到“账实相符，账证、账账、账表相符”； （四） 按时编制各种财务报表； （五） 配合机构内、外部审计； （六） 负责会计档案及资料的保管； 第5条 财务负责人岗位职责 （一） 监督文华财务管理制度的执行; （二） 复核会计编制的各种财务报表; （三） 负责编制年度预算、决算报告，并进行预决算比对分析; （四） 领导和监督会计和出纳的工作; （五） 客观地向决议会报告文华财务收支状况，并综合考虑各方面因素对文华可能造成的影响，为预算、决策提供建议; （六） 根据决议会的要求，向决议会作出财务报告并汇报相关事宜； 第6条 财务监督人岗位职责： （一） 负责依据决议会决议，监督居委会的财务运行 （二） 掌管“幸福资金专用账户”在银行预留的两个印鉴之一； 第7条 银行账户管理： （一） 文华社区“幸福资金”以“文华社区居委会”名义设立；在“文华社区居委会”现有基本户之外，单独设立“幸福资金专用账户”； （二） “幸福资金专用账户”必须在银行预留两个印鉴，可以是“财务章”、“居委会主任人名章”、“财务监督人人名章”中的某两个； （三） 银行预留的两个印鉴必须分别在“出纳”和“财务监督人”两个人手中保管并使用；支票等银行单据由出纳保管，存放于与私人物品分开的上锁的柜子里； （四） 对“幸福资金”的使用，如需开设其他账户，须决议会批准； （五） 如果为“幸福资金专用账户”开设网银，必须设置“提交支付申请”和“审批支付”两个U盾，两个U盾分开保管，提交支付申请U盾由出纳保管，审批支付U盾由财务监督人保管； （六） 出纳应定期核对银行账户，每月至少核对一次，编制《银行存款余额调节表》，使银行存款账面余额与银行对账单余额调节相符；如调节不符，应查明原因，及时处理；会计应对《银行存款余额调节表》进行复核； （七） 严格支票管理制度，支票须按号码顺序连续使用，建立支票使用记录簿，领用人在支票领用簿上签字备查； （八） 支票付款后凭支票存根、发票由经手人签字、会计核对,填写金额要无误,完成后交会计,会计按规定登记入帐； 第8条 预算管理 （一） “幸福资金”只用于文华社区决议会通过的项目，以决议会会议纪要为基础，以居委会主任签字的项目决议书作为资金支取的依据； 第9条 收入管理 （一） 政府拨款、接受捐赠、义卖筹款、经营收入、银行利息等所有收入全部统一管理； （二） 文华的各项现金收入必须统一由出纳收取，出纳收到现金收入时，必须向付款人开出发票或三联收据，收据联交给付款人，记账联交于会计记账，存根联存档。获得的所有收入应当全部开出收据，不得遗漏。 （三） 收据应当有连续的编号，收据由出纳保管，开具收据时由会计加盖财务专用章，出纳按册领取收据应在收据登记薄上登记，收据登记薄由会计保管。 （四） 出纳开出收据应当签字；收据开出应当规范、完整、准确，应注明收到款项的方式、交款人、款项用途等。收据尽量由付款人签字确认，并将收据联交给付款人。 （五） 已开出的收据的记账联应及时完整地交会计入账。一本收据用完，出纳应将其存根联及时交会计，登记后作为财务资料妥善保管。 （六） 财务实行收支两条线，一般不得坐支。如果收到的现金被直接用于支出，必须开具发票或收据对收入完整入账，不能收支相抵后入账。 （七） 出纳应当依据收据及时准确入账，并记录收入的类型和具体来源； 第10条 支出管理——报销管理 （一） 所有支出必须取得原始发票或收据，有收款单位签章，时间明确，金额清晰。发票以“文华社区居委会”作为抬头。 （二） 支出报销需写明事由、时间、参与人员或人数、起止地点等详细信息，购买的办公用品、书籍等，有明细的，需在发票后附明细单。 （三） 劳务费（顾问费），应与其签署劳务协议，付款时应由本人签字领取（或通过银行汇款支付）并留下身份证号码、联系方式。 （四） 差旅费报销暂不涉及，今后有需求时再行制定。 （五） 申请报销的须经居委会主任审批，居委会主任申请报销的不再审批。 （六） 票据丢失不予报销。 （七） 报销费用支出应当填制费用报销单，费用报销单与原始凭据之间、相关原始凭据（如发票与小票、酒店结算单、验收单等）之间、原始凭据自身内容应当相互一致，金额应当计算准确。 （八） 任何支出报销财务人员（包括会计、出纳）均有责任和权利进行合规性、合理性复核，财务人员对不真实、不合法的原始凭证，不予受理；对记载不准确、不完整的原始凭证，予以退回，要求更正、补充发现问题，有争议时提请居委会主任重新审批及处理。如居委会主任不予恰当处理的，可以向决议会秘书或决议会成员报告。 第11条 支出管理——备用金借款管理 （一） 为方便开展工作，项目具体经手人（包括居委会成员和楼长）可领取一定数额的备用金（备用金一般以一次活动所需的费用为限）。 （二） 备用金借款由借款人填写《备用金申请单》，注明借款日期、借款用途、金额、最迟还款/清算时间。 （三） 借款人在借款单上签名，经由居委会主任批准后出纳方可给予借支款项。 （四） 借款人需于最迟还款/清算日前持相关发票报账或还款，前款不清，后款不借。 （五） 出纳收到剩余备用金时应开出收据，借款单将作为财务记账凭证附件，不交回备用金申请人。 （六） 逾期归还备用金，出纳应每周进行催款。经催促超过一个月仍然未归还的，出纳应通报决议会并公示，直至归还。 （七） 不向任何人提供私人用途的借款； （八） 各项借款每年12月31日前必须全部结报完毕。 第12条 财务审批权限 （一） 如下表：财务审批权限表 第13条 现金管理： （一） 出纳常备库存现金，但余额不超过1,000元； （二） 资金收付应尽量通过银行账户进行，单笔支出（非个人性报销）大于1,000元的必须通过银行转账进行，除非经居委会主任特批； （三） 会计每月一次不定期盘点现金，核对备用金收支与银行账户记录，并编制《现金盘点表》； 第14条 采购管理 （一） “幸福资金”的采购环节，单笔支出超过1000元的，必须由至少三人构成采购小组，包括居委会主任（或主任委托的副主任或委员）、提案人或提案人指派的代表（须是楼长）、决议会指派的决议会成员或其他楼长；如果提案人是居委会，则决议会指派两人； （二） 固定资产的确认标准为：使用期限超过一年，且单位价值在1,000元以上，或者使用期限超过两年，总价超过3,000元的资产。 （三） 服务（含劳务）采购，是指文华现有居委会成员无法满足某项工作的需求，临时对外聘请相关人员完成该项工作，并支付一定的劳务报酬。服务（含劳务）采购无论项目预算内还是项目预算外，均需与提供劳务方签订服务（或劳务）协议，作为付款的依据。 （四） 具体采购流程由决议会另行制定； 第15条 实物管理 （一） 购买的物品，需列明细清单，由专人负责，定期（另行规定）盘查（时间另行规定）; （二） 对购置的流动资产和固定资产实行实物验收、专人保管制度、使用者领出登记并负责保管、年终财务清查制度； （三） 对在工作中发生的正常的固定资产损毁与报废，应通过正规会计处理程序进行固定资产的清理，不得擅自变卖和处理。对于因个人原因造成的固定资产损毁与报废，应分清责任，需由个人进行赔偿的部分应做相应的账务处理。年终，财务采取账实核对的办法对所有固定资产进行全面清查，发现账实不符、固定资产非正常损毁等问题时，应查找原因，及时处理； 第16条 财务报告和财务公开 （一） 每月结束后15日内由会计负责、出纳参与编制财务报表，提交财务负责人审核后，公开披露； （二） 财务报表至少包括现金账、银行账、收支、费用明细表等；财务信息披露的具体内容和格式由决议会另行确定； （三） 财务信息披露将公布于家园网站、社区公告栏； （四）凡对外签署的合同，必须在签署后1周内公开。 第17条 审计 （一） 每年1月份由决议会决定委托第三方审计机构进行外部审计并从“文华幸福资金”支付费用； 第18条 附则 （一） 所有“文华幸福资金”投入方、资助方、社区居民都有权通过一定程序对“文华幸福资金”的财务工作及收支状况提出质询，财务负责人有责任对提出的质询给出答复。 （二） 本制度自决议会“过半数”批准通过之日起执行，决议会“三分之二”表决决定修改。 （三） 本制度最终解释权在决议会； 附件三：决议会主持人选举规则 文华社区2013年决议会主持人选举规则（草案） 1. 投票人资格： 1.1 投票人必须是决议会成员； 1.2 投票人如果不能亲自出席，可以委托，但只能委托决议会成员并且没有接受其他人委托的决议会成员来出席，而且要有委托书并双方签字； 2. 候选人资格： 2.1 候选人必须是决议会成员； 2.2 选举决议会主持人1名； 3. 确定选举规则：讲解、修改、通过选举规则； 4. 候选人提名：候选人采用现场提名的方式，任何决议会成员都可以自我提名，或提名一个或多个其他决议会成员，但需要被提名的决议会成员接受提名； 5. 竞选演讲 5.1 每位候选人有不超过2分钟自我介绍和竞选的时间，形式不限。按照候选人姓名的汉语拼音首字母升序排列，依次做竞选演讲； 5.2 候选人如果不能亲自到场，可委托其他人代为竞选演说； 5.3 只可以讲述自己，不可以提到其他候选人； 5.4 演讲中要用一句话阐述如果落选怎么办； 6. 发放选票：每位决议会成员有1张选票；同时接受其他决议会成员委托的，增加1张、共有2张选票； 7. 填写选票：选票不得涂改，涂改视为废票。空白票视为弃权票，不计入投票人数。填写的人名不止一人，视为废票。选票应独立填写，禁止互相干扰。 8. 投票与计票 8.1 决议会成员自己报名或者会议主持人指定监票员、唱票员和计票员。 8.2 监票员开票箱展示票箱为空，然后盖上票箱，主持人宣布开始投票。 8.3 监票员请大家排成一队投票，从右侧进，左侧出，从票箱后侧走过（方便摄像）。 8.4 监票员打开票箱，清点回收总票数，请秘书记录。 8.5 唱票，最后将唱票结果汇总，请秘书记录。 9. 当选 9.1 回收总票数超出发出总票数则选举无效，重新投票，否则选举有效。 9.2 取得票最高者当选，且要求票数超过所有投票人的半数； 9.3 如果得票最高的出现并列，重复投票直到选出当选者； 9.4 会议主持人宣布选举结果。 10. 当选者发表“当选演说”，落选者发表“落选感言”。 11. 建议决议会成员在考量候选人时，也包括候选人在竞选演讲时，关注以下内容，但不是硬性规定： 11.1 有公信力，有公益心，有亲和力； 11.2 规则意识强，逻辑思维能力好，能按照罗伯特议事规则主持会议； 11.3 表达清晰，善于沟通，能代表决议会对外发言； 11.4 服务意识强，主动维护决议会成员独立性和平等协作； 11.5 能够以中立和公正的方式联络、凝聚和激励全体决议会成员； | 
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